Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement VNAN

Welke regels gelden er binnen het Vrouwennetwerk Arnhem-Nijmegen? Je vindt ze hieronder in het huishoudelijk reglement.

Huishoudelijk Reglement VNAN 

Artikel 1

  1. Stichting VrouwenNetwerk Regio Arnhem & Nijmegen, afgekort en hierna te noemen VNAN, is op 21 juni 1989 opgericht en heeft haar statutaire zetel in Arnhem.
  2. De laatste statutenwijziging dateert van 21 november 2006.
  3. In overeenstemming met en in aanvulling op de statuten zijn in dit huishoudelijk reglement nadere regels.

Het Bestuur (taken en bevoegdheden)

Artikel 2

  1. Het bestuur bestaat uit vijf leden en is multidisciplinair samengesteld. De bestuursleden hebben diverse achtergronden en functies.
  2. De voorzitter leidt de vergaderingen, regelt de orde der werkzaamheden en ziet toe op uitvoering van alle genomen besluiten.
    De voorzitter stelt in overleg met de secretaris de agenda van de bestuurs- en algemene netwerkersvergadering op.
    De voorzitter is bij ontstentenis of belet van de penningmeester gemachtigd over de bank- en girosaldi te beschikken.
  3. De secretaris stelt de notulen van de bestuursvergaderingen en de vergaderingen van netwerkers op. Voor deze taak kan ook een ander bestuurslid benoemd worden.
    De secretaris houdt het netwerkersbestand bij en betrekt de penningmeester bij de mutaties.
    De secretaris voert de correspondentie uit, die in naam van en in overleg met het bestuur is opgesteld. Zij zorgt voor toezending van het jaarverslag met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.3.
    De secretaris beheert het archief van de stichting in Dropbox. De bestuursleden mogen deze taken onderling delegeren.
  4. De penningmeester beheert de geldmiddelen en beschikt over de saldi van bank- en girorekeningen met inachtneming van hetgeen daarover in lid 7 beschreven is.
    De penningmeester verzorgt het innen van de contributies en donaties en doet de betalingen.
    De penningmeester stelt de jaarrekening op en dient deze in bij het bestuurslid communicatie die dit in het jaarverslag zal opnemen.
    De penningmeester stelt een werkdocument op voor de controlecommissie als bedoeld in artikel 7 lid 6 van dit reglement en faciliteert de activiteiten van deze commissie.
    De penningmeester stelt de begroting voor het aansluitend kalenderjaar op en dient deze, na algehele goedkeuring van het bestuur, in bij de vergadering van netwerkers.
    De penningmeester is bevoegd zelfstandig financiële transacties uit te voeren, voor zover deze transacties in overeenstemming zijn met de begroting.
  5. Het bestuurslid programma bereidt de vergaderingen van de programmacommissie voor en draagt zorg voor de communicatie tussen het bestuur en deze commissie. Deze taken kunnen onderling worden gedelegeerd.
  6. Het bestuurslid communicatie stelt het jaarverslag van bestuurs- en stichtingsactiviteiten op en dient dit bij de vergadering van netwerkers in.
    Het bestuurslid communicatie draagt zorg voor de uitvoering van het communicatieplan, waaronder het inrichten, in stand houden en actueel houden van een website waarop de doelstellingen, activiteiten, profielgegevens van de netwerkers en al hetgeen overigens dienstig kan zijn voor de stichting, wordt weergegeven. Deze taken kunnen onderling worden gedelegeerd.
  7. Onder toezicht van de penningmeester worden de contributienota’s voor het verstrijken van het eerste kwartaal van het kalenderjaar digitaal verzonden. De betalingstermijn is vastgesteld op 30 dagen na de datum van verzending.
  8. Het bestuur vergadert ten minste 2 keer per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of andere bestuursleden dit verlangen.
  9. Voorzitter en/of secretaris verzorgen de vergadering, het opstellen van de agenda van de bestuursvergadering en zorgen voor tijdige – ten minste 4 dagen voorafgaand aan de vergadering – verzending, tezamen met bijbehorende vergaderstukken.
  10. De bestuursleden kunnen, behoudens ten behoeve van de stichting gemaakte onkosten, geen reiskosten, vacatiegelden en andere persoonlijke kosten declareren.

Het netwerkerschap

Artikel 3

  1. De stichting kent netwerkers, reünist-netwerkers en aspirant-netwerkers. Voor de algemene rechten en verplichtingen van een netwerker wordt verwezen naar de statuten.
  2. Alleen natuurlijke personen kunnen zich aanmelden als aspirant-netwerkers van de stichting. De aanvraag kan worden ingediend:
    a.    via de website
    b.    via een mail aan het secretariaat

In de aanvraag worden de personalia vermeld, aangevuld met een curriculum vitae of een link naar het Linkedinprofiel en een korte motivatie. De aanvrager dient de doelstelling van de stichting te onderschrijven en te voldoen aan de voorwaarden voor netwerkers zoals omschreven in artikel 3 van de statuten.

  1. Het bestuur besluit over de toelating van de kandidaten die zich hebben aangemeld. Bij een positief besluit ontvangen zij een e-mail waarin zij als aspirant-netwerker tot de stichting  worden toegelaten.
  2. Het aspirant-netwerkerschap duurt 6 maanden. In deze 6 maanden dient de aspirant minimaal 4x de maandelijkse bijeenkomsten bij te wonen en daarin actief te participeren. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten tot verlenging van deze periode met maximaal  1 termijn.
  3. Na afloop van de aspirant-periode, besluit het bestuur over de toelating als (regulier) netwerker. Toetsing bij deze selectie is of de participatie in evenwicht is met de  aanwezigheid (halen/brengen). Bij een positief besluit ontvangt de aspirant netwerker een  mail waarin  gevraagd wordt of zij als (regulier) netwerker definitief tot de stichting wil toetreden.
  4. Netwerkers kunnen in aanmerking komen voor het lidmaatschap reünist-netwerker. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:
    a. minimaal de leeftijd van 60 jaar hebben bereikt én
    b. ten minste 10 jaar lid zijn geweest

Een aanvrager van het reünist-netwerkerschap moet haar verzoek per mail, dan wel schriftelijk, bij het secretariaat indienen. Reünist-netwerkers hebben recht op een korting op de contributie. Zij zijn gerechtigd om 2x per jaar een netwerkwerkbijeenkomst bij te wonen.
Het bestuur is gemachtigd bij uitzondering en bij goedkeuring van het voltallige bestuur van  deze voorwaarden af te wijken.

  1. Gewone netwerkers die hun lidmaatschap willen omzetten naar reünist-netwerker dienen het secretariaat van de stichting daarvan uiterlijk vóór 1 december op de hoogte te stellen.
  2. De secretaris informeert de vergadering van netwerkers over de aanvragen en besluitvorming omtrent de in dat jaar afgehandelde aanvragen voor reguliere (aspirant-) of reünist- netwerkers.

Contributie

Artikel 4

1.   De contributie voor regulier netwerkerschap bedraagt € 80 per jaar en wordt uiterlijk in maart gefactureerd.
2.   De contributie voor aspirant-netwerkerschap bedraagt € 50 voor 6 maanden.
3.    De contributie voor reünisten-netwerkerschap bedraagt € 25 per jaar en wordt uiterlijk in maart gefactureerd.
4.    Opzegging van het lidmaatschap dient uiterlijk vóór 1 december te geschieden. Tussentijdse opzegging gedurende het jaar is niet mogelijk. Opzegging in enig jaar na 1 december betekent dat de netwerker gedurende het (aankomende) jaar nog lid is en het toepasselijke contributiebedrag voor dat jaar is verschuldigd.

Netwerkbijeenkomsten

Artikel 5

  1. Netwerkbijeenkomsten vinden maandelijks plaats op de tweede maandag van elke maand.
  2. Om deel te nemen aan een bijeenkomst wordt telkens een bijdrage gevraagd, waarbij een maaltijd en twee consumpties zijn inbegrepen. Deze bijdrage dient op de avond zelf te  worden voldaan.
  3. Aanmelden voor een bijeenkomst kan tot het moment dat in de uitnodiging wordt gecommuniceerd.
  4. Afmelden is eveneens tot deze datum mogelijk. Bij een afmelding ná deze datum stelt de programmacommissie de penningmeester hiervan op de hoogte. Bij een te late afmelding is de netwerker de voor de bijeenkomst vastgestelde bijdrage alsnog verschuldigd. Hiertoe zal de penningmeester een verzoek doen aan de betreffende netwerker.
  5. De bijeenkomsten in de maanden april en oktober zijn ook toegankelijk voor introducees. De andere maanden niet.
  6.  Een introducee is op de introductieavond welkom na aanmelding per mail bij de secretaris  onder vermelding van naam en functie. De secretaris stuurt de introducees die zich hebben aangemeld ruim voor de bijeenkomst een uitnodiging en informeert de leden van de  programmacommissie over het definitieve aantal introducees dat aanwezig zal zijn. Ook een  introducee dient de bijdrage voor de bijeenkomst te voldoen. Bij een afmelding na de  sluitingstermijn vindt echter geen naheffing plaats.
  7. Introducees ontvangen na de bijeenkomst een mail van de secretaris of zij belangstelling hebben voor het aspirant-netwerkerschap. Wanneer dit het geval is doorlopen zij de  procedure zoals beschreven in artikel 3.
  8. Een netwerker die zich voor een bijeenkomst heeft aangemeld wordt geacht bij de aanvang aanwezig te zijn en de maaltijd gezamenlijk te gebruiken. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten dat individuele netwerkers pas na de maaltijd kunnen aansluiten. In die situaties is een bijdrage van € 10 per keer verschuldigd.

De algemene vergadering van netwerkers

Artikel 6

  1. In afwijking van de statuten vindt eenmaal per jaar, in de maand maart, de vergadering van netwerkers plaats.
  2. In de vergadering wordt het jaarverslag van het voorgaande jaar gepresenteerd, evenals de  begroting voor het lopende jaar.
  3. Ter zake doende stukken worden minimaal tien dagen voorafgaand aan de vergadering aan  de netwerkers gestuurd/gemaild.
  4. Agendapunten ter zake kunnen zowel door de netwerkers als door het bestuur worden ingebracht.
  5. Op de agenda van de vergadering van netwerkers dienen in elk geval alle punten te staan die in artikel 18 lid 6 van de statuten beschreven zijn.
  6. Voorstellen vanuit de netwerkers als aanvulling op de agenda dienen door ten minste 4 netwerkers ondertekend te zijn en tenminste 10 dagen voorafgaand aan de vergadering bij  de secretaris te zijn ingediend.
  7. Er dient naar gestreefd te worden, dat de uitnodiging en (concept-) agenda ten minste 21 dagen voorafgaand aan de vergadering de netwerkers bereikt.

Commissies

Artikel 7

1.  Het bestuur kan zich bij het uitoefenen van zijn taak laten bijstaan door één of meer commissies, zoals is bepaald in statuten artikel 13.
2.  Een commissie kan alleen uit reguliere netwerkers van de stichting bestaan.
3.  Het bestuur dient voor elke commissie het beleidskader, de bevoegdheden,  verantwoordelijkheden en zittingsduur vast te stellen. Zij vraagt advies in de vergadering van netwerkers conform artikel 18, lid 6 van de statuten.

4.  Vaste statutaire commissies zijn:

a.  De programmacommissie (PC)
b. De (kas)controlecommissie (KCC)

5. De programmacommissie, afgekort: PC, is belast met het invullen van het programma van de maandelijkse bijeenkomsten, zowel wat inhoud betreft, als wat locatie betreft. De invulling van de bijeenkomsten dient bij te dragen aan de missie van  VNAN. De PC  draagt zorg voor een spreker, dan wel een activiteit, een locatie, de uitnodigingen en een gezonde en voedzame maaltijd.
De commissie bestaat uit 6 netwerkers met elk een zittingstermijn van drie jaar. Een aftredend commissielid is eenmaal terstond herbenoembaar. Bij een tussentijdse vacature neemt het nieuwe commissielid de plaats in van degene die zij opvolgt. In deze situatie is dit commissielid tot tweemaal herbenoembaar.
Telkenjare treedt tenminste één lid af volgens een door de commissie op te stellen rooster. De commissieleden kiezen één van hen tot hun voorzitter. De voorzitter van deze commissie heeft zitting in het bestuur.

6. De controlecommissie, afgekort KCC, wordt jaarlijks door de algemene netwerkersvergadering van maart benoemd en bestaat uit ten minste twee netwerkers die geen deel uitmaken van het bestuur. De controlecommissie is belast met het onderzoek  naar de getrouwheid van de balans en de staat van baten en lasten en rapporteert aan de algemene vergadering van netwerkers zodra het jaarverslag en de financiële jaarstukken op de agenda staan. De leden van de controlecommissie zijn voor ten hoogste twee  achtereenvolgende boekjaren benoemd. Het is wenselijk dat er per jaar ten hoogste één lid  aftreedt.

 Regels programmacommissie

Artikel 8

  1. Voor de programmacommissie gelden de volgende regels:
    a. De richtlijn voor de betaling van een spreker is € 100 per avond. Bij uitzonderingen is afwijken mogelijk.
    b. Sprekers die geen betaling vragen, krijgen een cadeau van max. € 20.
    c.  Sprekers die wel betaald worden, krijgen een kleine attentie van maximaal € 5.
    d.  Wanneer een netwerkavond door weersomstandigheden of andere calamiteiten niet door  kan gaan, beslist het bestuur over de afzegging. De voorzitter van de programmacommissie  coördineert het informeren van de netwerkers.
    e.  In elke uitnodiging dient te staan dat netwerkers die zich niet tijdig afmelden, toch het vastgestelde bedrag voor de avond moeten betalen.
    f.   Voor het voorbereiden van netwerkavonden kunnen de leden van de programmacommissie uitsluitend de kosten voor vervoer en een drankje declareren.

 

Nieuws

Bijeenkomst november online

Na een aantal geslaagde live-bijeenkomsten in de zomer, gaan we conform de geldende coronaregels weer online. Dat betekent dat de... Lees verder

Alle bijeenkomsten coronaproof

Na enkele bijeenkomsten die zich vooral in de buitenlucht afspeelden, gaan we het najaar in en netwerken we binnen. De... Lees verder